DISKUSI TENTANG MANAJEMENT PROYEK DI BIDANG IT DAN PENDIDIKAN

DISKUSI TENTANG

MANAJEMENT PROYEK DI BIDANG IT DAN PENDIDIKAN

BAB I

1. Pengertian

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

2. Latar belakang

Adanya pembagian tugas yang tidak merata atau bisa juga dikarenakan tidak ada pengorganisasian untuk mengerjakan proyek tersebut.

3. Tujuan

Supaya ada pembagian tugas yang jelas, dan supaya ada pengorganisasian saat menjalankan sebuah proyek.

4. Hasil yang diharapkan

Agar kita mengetahui apa itu menejement proyek dan apa saja prinsip-prinsip umum yang ada di dalamny.

    BAB II

Alat dan bahan:
a) Laptop/ netbook/ komputer
b) LCD Proyektor
c) Peserta diskusi
d) Moderator atau pemimpin diskusi

    BAB III
Jangka waktu:
a) Tanggal                          : Selasa, 22 Juni 2017
b) Waktu yang dibutuhkan : 13.00-16.00 (3 jam)

    BAB IV
Langkah kerja atau praktik:
1) Moderator menyiapkan materi yang akan di diskusikan
2) Moderator membacakan materi yang telah di siapkan
3) Moderator mempersilahkan perserta diskusi untuk mennyampaikan pendapatnya tentang pemahamannya terhadap materi yang disampaikan
4) Peserta maju ke depan untuk menyampaikan pendapatnya tentang materi yang sedang di bahas sesuai dengan pemahamannya
5) Peserta menyampaikan pertanyaan dan kemudian akan di bahas bersama-sama apa jawaban dari pertanyaan tersebut

    BAB V
Hasil yang di dapatkan yaitu:

MANAJEMENT PROYEK

PRINSIP UMUM MANAJEMENT PROYEK

George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai

POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling)

A) Planning (Perencanaan)
B) Organizing (Pengorganisasian)

C) Actuating (Penggerakan)

D) Controling (Pengendalian)

A. Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna

mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan

yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi

tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).

Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang

tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

1. Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang

tersedia.

2. Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya

yang tersedia

3. Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang

kongkrit.

4. Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang

kongkrit.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional

yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

1. Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik

2. Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

3. mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional

yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

1. koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando)

koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material

Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment

Superintendant.

2. Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer

atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level:

1. Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan

Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.

2. Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality

Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning.

Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan "Actuanting" yang dikemukakan oleh George R Terry, yaitu:

1. Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa

keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

2. Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan

mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,

hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

3. Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan

dilaksanakan oleh pegawainya.

4. Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan

dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat

difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

5. Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan,

sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat

bekerja yang diikutinya.

6. Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami

dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat

dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

7. Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai

pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya

semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa

memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

8. Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau

orang lain menjadi naik emosinya.

9. Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga

tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

10. Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun

haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling (pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas

seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

1. Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

2. Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,

peralatan, bahan)

3. Prosedur dan cara kerjanya

4. Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian

sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta- fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan
antara rencana dan pelaksanaan untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

BAB VI

Permasalahan yang dihadapi ketika diskusi tentang Manajement Proyek adalah kita sulit untuk memahami apa yang di maksud dalam materi tersebut, dan jika ketika kita mengerjakan sebuah proyek hal yang peling sulit di lakukan adalah berpartisipasi. Karena berpartisipasi itu bukan hanya memerintah akan tetapi kita juga ikut melakukan apa yang kita perintahkan kepada staf atau anggota.

BAB VII

Kesimpulan yang dapat di ambil dari materi diskusi tadi yaitu Planning (Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Actuating (Penggerakan) Controlling (Pengendalian) merupakan cara agar menjalankan sebuah proyek lebih tertata dan agar tujuan bersama bisa tercapai.

BAB VIII

Referensi:

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek

http://192.168.153.3/data/SOP%20K3%20%20Management%20Project/KONSEPSI%20MANAJEMEN%20PROYEK%20DI%20BIDANG%20IT.pdf